Menejment

O'qish vaqti: 16 daqiqa

Biznes jarayonlarini optimallashtirish ishga qanday taʼsir qiladi?

Biznes jarayonlari — bu aniq bir muammoni hal qilish, aniq maqsadga erishishga qaratilgan harakatlarning qatʼiy tartibi hisoblanadi. Aniqroq qilish uchun oddiy bir misolni koʻrib chiqamiz.

Mijoz pitsa buyurtma qilmoqchi. U saytga kirib, buyurtmani amalga oshirish istagini bildirdi. Buyurtma qayta ishlanadi. Menejer saytdan buyurtmani “oladi” va pista tayyorlanadigan oshxonaga yuboradi, butun buyurtmani yigʻadi va yetkazib berish xizmatiga oʻtkazadi. U yerda buyurtmalar manzillarga tarqatiladi, marshrutlar tashkil etiladi va ular tezda yetkazib beriladi, shunda har bir mijoz kelishilgan vaqtda issiq pitsani oladi. 

Aynan bu holatda biz bir vaqtning oʻzida uchta biznes jarayonni koʻramiz: 

  1. Menejer soʻrovni qayta ishlaydi (mijozga qayta qoʻngʻiroq qiladi, tafsilotlarni aniqlaydi, buyurtmani tasdiqlaydi), omborda mahsulotlarning mavjudligini tekshiradi va maʼlumotni oshxonaga yuboradi.
  2. Oshxona mahsulotni tayyorlaydi, yigʻadi va yetkazib berish xizmatiga yuboradi.
  3. Buyurtma mijozga yetkaziladi.

Ularning barchasi bir-biriga bogʻliq va bitta natijaga – iloji boricha tezroq buyurtmani yetkazishga qaratilgan. Har bir qism oʻzining vazifaning bajaradi.

 

Ish jarayonlarini qachon takomillashtirish kerak? 

Biznes-jarayonlarni optimallashtirish – bu odatdagi harakatlar ketma-ketligidagi tezlashishiga va yuqori samaradorlikka olib kelishi kerak.

Shuningdek, baʼzida optimallashtirish xarajatlari ularning natijalaridan oshib ketadi. Har bir korxona ham qoʻshimcha xarajatlarni amalga oshirishni xohlamaydi. 

“Oʻylanmagan” optimallashtirishga misol. 

Pitseriya egasi maksimal darajada sarmoya kiritadi: u zaif tomonlarni aniqlash va optimallashtirish haqida oʻylash uchun analitik boʻlimni tashkil qiladi, ishlab chiquvchilarga buxgalteriya hisobini avtomatlashtirishni, buyurtmalar yigʻish va yigʻishni buyuradi.

Arizalar tezroq koʻrib chiqila boshlashi va tez orada foyda barcha xarajatlarni qoplashi kerak, ammo ... 

Buyurtmalar soni koʻpaymaydi – ular mavsumiy pasayishni hisobga olmagandilar. Bundan tashqari, “mavsumdan tashqari” davrda talabni ushlab turish uchun reklamaga qoʻshimcha sarmoyalar kiritish zarurati eʼtiborga olinmadi. Bundan xulosa olish mumkinki, investitsiyalar oʻzini oqlamaydi, umuman biznesning rentabelligi pasayadi. 

Siz oʻz biznesingizda oʻzgarishlarni yoki kutilgan natijalarni aniq ifodalashni tushunish uchun quyidagilarni baholashingiz kerak: 

  1. Boshqaruv qarorlari qanchalik tez qabul qilinadi va amalga oshiriladi?
  2. Mahsulot/xizmat sifati yomonlashadimi?
  3. Xodimlarning javobgarligi qanchalik aniq belgilangan?
  4. Turli boʻlimlarning harakatlari yaxshi muvofiqlashtirilganmi, aloqa qanchalik yaxshi qurilgan?
  5. Xodimlar soni hozirgi samaradorlik uchun yetarlimi va hk.?

Agar ushbu holatda qandaydir xatolik boʻlsa va bu faktlar bilan tasdiqlansa — tashkilotdagi biznes jarayonlarni optimallashtirish haqida oʻylash vaqti keldi.

 

Kompaniyadagi biznes jarayonlarini optimallashtirish boʻyicha bosqichma-bosqich koʻrsatmalar 

Optimallashtirish boʻyicha harakatlar ketma-ketligi quyidagicha:

  1. Biznes jarayonlari diagrammalarini tuzing.
  2. Oʻzgarishlar zarurligini baholang.
  3. Muammolarni tushunib oling va ularni hal qilish usullarini tanlang.
  4. Jarayonlarni qanday oʻzgartirishni aniq aniqlang.
  5. Oʻzgarishlarni amalga oshirish.

Keling, har bir qadamni batafsil koʻrib chiqaylik.

 

Biznes jarayonining tavsifi (diagrammasi) 

Har qanday narsani yaxshilashdan oldin, umuman qanday ishlashini tushunishingiz kerak. Tushunarli boʻlishi uchun biznes jarayonining mexanikasi odatda diagramma shaklida taqdim etiladi.

 

Buni qanday qilish kerak? 

  1. Jarayonning boshi va oxirini belgilang. Agar biz pitsa misolida oladigan boʻlsak, buyurtmani qayta ishlash saytda arizani roʻyxatdan oʻtkazish paytidan boshlanadi va buyurtmani oshxonaga oʻtkazish bilan tugaydi.
  2. Asosiy harakatlar zanjirini yarating. Bular “ -> Mijozga qayta qoʻngʻiroq qilish -> Omborda mahsulot mavjudligini tekshirish -> Buyurtmani oshxonaga oʻtkazisdan iborat boʻlishi kerak.
  3. Oʻzgaruvchi amallarini qoʻshing (ular har doim ham bajarilmaydi). Agar baʼzi buyurtma zaxirada boʻlmasa (masalan, ichimlik tugagan boʻlsa), menejer mijozni yana buyurtma oʻzgartirishi yoki buyurtmani butunlay bekor qilishga chaqiradi.
  4. Barcha ishtirokchilarning rollarini sanab oʻting. Lavozimlar emas, balki rollar. Masalan, menejer mijoz bilan maslahatlashsa, uning roli maslahatchi hisoblanadi.
  5. Barcha kerakli hujjatlarni yozing. Yaʼni buyurtmalar, koʻrsatmalar, texnik hujjatlar, montaj diagrammalari va boshqalar.
  6. Sxemaga ishlatiladigan resurslarni qoʻshing (dasturiy taʼminot, asboblar, xomashyo va boshqalar).
  7. Samaradorlik, mahsuldorlik koʻrsatkichlarini qoʻshing.
  8. Boshqa biznes jarayonlari bilan aloqani koʻrsating.

 

Oʻzgarishlar zarurligini baholash

Jarayonning tavsifiga qarab siz quyidagilarni tushunishingiz mumkin:

  • mahsulot sifati zarar koʻradimi?
  • oraliq natijalardan mamnunmisiz?
  • xodimlarning qanday harakatlari samarasiz yoki keraksiz?
  • kim nima uchun javobgar boʻlishi kerak?

Ehtimol, barcha muammolarni bir zumda hal qilish uchun biznesni oʻzgartirishni xohlarsiz. Ammo bunda siz tushunishingiz kerak boʻlgan ayrim jihatlar bor:

  1. Optimallashtirish — bu muolaja emas. Barcha jarayonlar oʻzaro bogʻliq: birini takomillashtirish ikkinchisida yoki hatto bir nechtasida jiddiy pasayishiga olib kelishi mumkin. Natijalarni va foyda-zarar nisbatlarini baholash muhimdir.
  2. Tasodifiy optimallashtirish mumkin emas. Oʻzaro bogʻliq jarayonlar mavjud. Oʻzgartirish boshqalarda oqibatlarga olib kelishi aniq. Jarayonlarning barcha tafsilotlarini va ularning bir-biri bilan bogʻliqligini diqqat bilan belgilash kerak. Agar jarayonlar beqaror boʻlsa va siz ularni odatdagidek roʻyxatdan oʻtkazolmasangiz, optimallashtirishni boshlashingiz shart emas.
  3. Kichik narsadan yirigiga oʻtish. Yaʼni, biz har doim kichik elementlarni, ularning keyingi tugunlarga taʼsirini oʻrganishdan boshlaymiz, soʻngra koʻproq globallarga oʻtamiz.
  4. Islohotlar har doim qarshilikka uchraydi. Odamlar shunday tartibga solingan, bu normal holat. Kimdir bu kamayib ketishidan qoʻrqadi, kimdir — yuk ortib borishi va kimdir odatdagi tartibni oʻzgartirishi uchun shunchaki noqulay.

 

Biznes-jarayonlarni yaxshilash usullari

Biznes jarayonlarini qanday takomillashtirishni tanlashdan oldin, hal qilinishi kerak boʻlgan muammolarni baholang:

  • Xodim uchun qancha harakatlar talab qilinadi, ular qanchalik murakkab, boʻlimlar bir-biri bilan oʻzaro aloqada boʻlishlari qulaymi?
  • muammoni hal qilish uchun qancha vaqt sarflanadi va uni kamaytirish mumkinmi?
  • ish joylari, ofis jihozlari qanchalik qulay?
  • kompaniyaga haqiqatan ham buncha xodimlar kerakmi va ularning ishlarini yana-da samaraliroq qilish mumkinmi?
  • Shundan keyin topilgan muammolardan boshlab, optimallashtirish usullari toʻplamini tanlang:
    1. Harakatlar samaradorligini pasaytiradigan va toʻxtatadigan hamma narsani yoʻq qilish.
    2. Umuman ishning tuzilishi va tashkil etilishini soddalashtirish.
    3. Jarayon elementlarini standartlashtirish (dasturiy taʼminot, sarf materiallari, qadoqlash) va boshqalar).
    4. Ishlab chiqarish vaqtini va narxini pasaytirish.
    5. Jarayonni tezlashtiring.
    6. Ishlab chiqarish texnologiyasi va mahsulotni baholash mezonlarining oʻzgarishi.
    7. Xodimlar va boʻlimlar oʻrtasidagi oʻzaro aloqalarni soddalashtirish.
    8. Qoʻshimcha harakatlar, hujjatlar, vositalarni amalga oshirish.

 

Optimallashtirishning samarali texnikasi 

Ushbu uslublar koʻpincha biznes jarayonlarini takomillashtirish uchun ishlatiladi (eng tasdiqlangan va samarali):

  1. Keraksiz harakatlarni olib tashlash kerak.
  2. Avtomatlashtirish. Agar insonni toʻliq oʻrnini bosadigan uskunalar yoki dasturiy taʼminot va uni sotib olish (yoki rivojlantirish) uchun yetarli mablagʻ mavjud boʻlsa, uni amalga oshirish yaxshiroqdir. Vazifani bajarish vaqti kamayadi va inson omili bilan bogʻliq xatarlar yoʻq qilinadi.
  3. Amallar tartibini oʻzgartiring. Bu yerda siz qanday harakatlar butun jarayonning tezligi va sifatiga taʼsir qilishini va ularni almashtirsangiz nima boʻlishini tushunishingiz kerak. Masalan, agar ilgari pitseriya menejeri darhol oshxonaga buyurtma bergan boʻlsa va u yerda buyurtmani bajarish uchun yetarli mahsulot yoʻqligi aniqlangan boʻlsa, menejer buyurtmani bekor qilishi kerak edi. Agar menejer mijozga qayta qoʻngʻiroq qilishdan oldin (buyurtmani tasdiqlash uchun) omborda mahsulotlarning mavjudligini aniqlasa, buyurtmani tasdiqlash bosqichida u dasturdagi narsalarni almashtirishi yoki oshpazlarga xabar yetib borguncha butunlay bekor qilishi mumkin.
  4. Katta jarayonni kichik bosqichlarga ajrating.

 

Biznes jarayonlarini optimallashtirishda keng tarqalgan xatolar

  1. Jarayonning muhim boʻlmagan elementlariga eʼtiboringizni qaratish. Aytaylik, bizning pisseriya mijozimizga pitsani sovuq yetkazib berdi. Mijoz janjal qildi. Shu bilan birga, yetkazib berish boʻlimi menejeri va haydovchi belgilangan ish jadvalidan chetga chiqmaganliklarini daʼvo qilishmoqda. Taʼkidlash joizki, yetkazib beruvchilarning qoidalarini optimallashtirish kerak. Aslida, buning sababi oshxonadagi qoidalarga rioya qilmaslik bilan bogʻliq boʻlishi mumkin.
  2. Biznesda intuitiv qarorlar koʻpincha samarasiz boʻladi. Optimallashtirishda har qanday oʻzgarishlarning tegishli jarayonlarga taʼsirini hisoblash juda muhimdir. Misol uchun, agar siz buyurtmalarni qayta ishlashni avtomatlashtirsangiz, ammo oshxonani buyurtmalar oqimiga tayyorlamasangiz, unda ishlab chiqarish bir muncha vaqt shunchaki toʻxtaydi.
  3. Boshqaruvning yuqori darajada aralashuvi. Albatta, menejerlar oddiy ishchilarga qaraganda biznesni koʻproq tushunishadi. Ammo ular deyarli hech qachon optimallashtirish takliflarini xolisona baholay olmaydilar. Shunchaki, ular ularni ishlab chiqishda hisobga olingan koʻplab nuanslarni bilishmaydi.
  4. Siz biznes jarayonlarini xohlaganingizgacha sayqallab borishingiz mumkin. Ammo keyinchalik optimallashtirishning maʼnosi yoʻqoladi.

Optimallashtirish biznes rentabelligini oshirishning yetarlicha samarali vositasidir. Oʻzgarishlarga oʻtish oson, biroq keyin optimallashtirish maʼnosi yoʻqoladi. Radikal yoki doimiy oʻzgarishlarga dosh berolmasligi mumkin boʻlgan oddiy xodimlarning manfaatlarini hisobga olish ham muhimdir. Optimallashtirishga jiddiy yondashish va iloji boʻlsa, professionallar qoʻliga topshirish kerak.

Kamoliddin Abdullayev tarjimasi

Nashr qilingan sana: 09.09.2020